特定非営利活動法人って……

ＣＩＬ・昭島は、基本的に年４回の理事会を開催している。
理事の方々に毎回叱咤激励され、身の引き締まる思いである。

問題は、議事録作成だ。

全くもって作業が捗らない。
そもそも、正式な議事録の書き方が解らないという事が、致命的な問題だと思う。

去年までは小型のテープレコーダーに録音して、それを聴きながらテープ起こしをしていた。
理事の発言を１字１区正確に書き起こし、体裁を整えるという作業は、慣れていないせいか本当に大変だ。
（↑最近の議事録は、そこまで正確にしないでも良いという事になった。）
しかも、録音状態が決して良いとは言えないので、何度も聞き直さなければならず、そのために何度も巻き戻さなければならないので、その行為で大幅なタイムロスになってしまう。

それを通常業務の合間にやるから、更に時間がかかる。

去年、ＩＣレコーダーなる便利アイテムを購入したので、随分楽になった。
集音状況は格段に良くなった。時間も気にせず録音できるし、ＰＣに取り込めば、いわゆる巻き戻しも簡単だ。

書き起こす人の能力に何ら変化が無いから、作業時間の大幅な短縮にならないところが残念な部分ではあるが……。

さて。
ここからが本題。

約１年前の理事会から４ヶ月前の理事会まで、４回分の議事録がやっと完成し、議事録署名人の署名・捺印も滞りなく揃った。

これで、懸念していた役員変更に関する色々な事が出来る。
約８ヶ月前に理事に就任していただいた方や、４ヶ月前に理事を辞任した方の申請や登記など……。

本来は、ＮＰＯ法人を管轄している東京都には“遅滞なく「役員の変更等届出書」を提出”し、所轄法務局には“２週間以内に登記”しなければならないのに。

東京都への変更届は、書類が少ないのですぐに作成する事ができた。
大変なのは、法務局での登記用の書類の方だ。
該当する議事録だけでなく、定款やＯＣＲ用紙、委任状など無駄に紙が多くなる。

今回の場合……
・申請書
・該当議事録（就任承諾書も援用）
・辞任届
・定款
・委任状
・ＯＣＲ用紙
……が必要だった。

これが今回の書類。
尚かつ、議事録や定款は原本を保管しておきたいので、原本還付のための書類（コピー）も用意する。

登記の際には、毎回何かしら漏れがあって、訂正無しで登記できた試しがない。
今回も登記事項が多いので、不安要素は多い……。

立川市にある東京法務局立川出張所へ行く。
担当窓口では、他に応対している人がいたので、しばらく待たされる……。

やっと順番が来た。

神経質そうな担当者が細かくチェックをする。
“何か”があったらしく、自分のパソコンの方に行ってしまった……。

どうやら、理事の再任（全員重任）の登記を忘れていたらしい。
言い方としてはそれだけで済むのに、担当者の言い方は回りくどく、最初は意味が理解できなかった。

２年に１回の理事の再任、本来は２００９年６月の総会で行なわなければならなかった……。

流れとしては、こうならなければならなかった。

２００９年６月	→	２００９年７月	→	２００９年１０月
理事Ａさん就任		理事全員重任		理事Ｂさん辞任
		↑ここが抜けていた。

確かに登記簿を見ると、
『平成１９年　７月　１日重任』
『平成２０年　７月　１日登記』
と書いてあった。

登記が２００８（平成２０）年だったので、再任は来年と勘違いしていた。

も１度やり直し……。
３月の理事会で、臨時総会を開催して貰わなければならない。

何だか……。
福祉有償運送の更新申請や、理事の役員変更など、毎年毎年何かしらの申請書を書いている気がする……。

by:は
これを書いてて思ったが……。
登記はともかく、東京都への申請は議事録はいらないので、先にやっていても良かったのかもしれない……。